当社では２０年ほど前から、新卒の新入社員は入社してから３ヶ月間、仕事日は毎日「新入社員レポート」を書くことを義務付けられています。

　当社業務のコンピュータ基幹ソフトウェアであるロータスノーツ上で作成する「新入社員レポート」のフォームは、曜日ごとに、上段に「主な行動予定/結果」を一時間ごとの区切りで本人が記入し、下段にはその日の「仕事の感想/コメント」を、本人、係長、課長、部長、本部長、社長の欄に分けて記入できるようになっています。

　私は手書きのときから、新入社員一人ひとりの毎日のレポートに、何かしらのコメントを書いてきました。私のコメントが一日でも書かれていなかった新入社員は、一人もいないと思います。

　さて、今年はＴさん、Ｎさん、Ｙ.Ｋさん、Ｙ.Ｙさんの４人の新入社員を迎えました。

昨年は新卒採用がゼロでしたので、２年ぶりに「新入社員レポート」を読んでいます。

　このレポートでは、記入の仕方について、毎年同じような指摘をします。例えば、上司からの指摘やコメントに対して返事を書くときには、返事のコメントの頭に月/日と日付を記入すること、それは、１週間ごとのスケジュール表が一覧できるビュー画面で、更新されたことを示す未読の★がついていたら、その週のスケジュール表を開いたときに、更新日と同じ日付が頭に記された追加記入のコメントを探しやすいからだということ、また、返事の文字の色はコメントした人の文字の色と違った色に変えることで、一目で返事があったと分かるということ、あるいは、説明は５Ｗ１Ｈを意識して書くと抜けの無い内容になるということなどです。

　私がこんな指摘をするのは、読み手である相手の立場に立って書くこと、工夫することは、文章だけではなく、他の言動でも言えることなのだという思いからです。当社の社員は、相手の立場や状況を考え、相手に対する思いやり、共感を常にもつ人であって欲しいのです。

　今年の新入社員４人にも、毎日いろんな感想やコメント、質問を書いていますが、最近のとても面白かったやり取りを以下に紹介します。Ｙ.Ｙさんの５月１日の「主な行動予定/結果」を翌２日に読み、１日の「仕事の感想/コメント」欄に

　

５/２　

道路舗装（Ｋ工業）に、場所（地名）を加えればよいですね。地名を覚えることは、舗装工事をする人には大切なことであり、地名を書くことにより、早く場所を覚えることができると思うのです。

とコメントしたところ、その日のうちに

５/２ 　

Ｙ.Ｙ・地名を追記しました。地名を早く覚えれるように頑張りたいと思います。

と、返事がありました。その後、しばらくチェックができず、１４日の指摘と返事が次の通りです。

５/１４　

地名、路線名が入ったのを確認しましたが、驚きました。

「たかのうべんだせん」笑ってしまいました。そして、どうしてこのような漢字を書いたのか、大変疑問に思いました。

正しい漢字で路線名を書き直すと共に、なぜこのような漢字を使うことになったのか、原因も書くことを命じます。

これから、あなたが成長できるかどうかに関わる重要な考察です。

５/１８　

Ｙ.Ｙ・すみません。再度直しました。

（原因）・ 作業振り分けのホワイトボードに書いてあった「高野弁田線」を地名と勘違いして記入してしまいました。

　この返事に対して、２日の「主な行動予定/結果」での、道路舗装（Ｋ工業 高能弁田線）を確認して、また次のコメントをしました。

５/２１　

５月２日も「高熊井田線」だったのですね。

私が「道路舗装（Ｋ工業）に、場所（地名）を加えればよいですね。地名を覚えることは、舗装工事をする人には大切なことであり、地名を書くことにより、早く場所を覚えることができると思うのです。」とアドバイスしたのは、現場リーダーが工事場所の地名を言っても、そこがどこだか分からないのでは、仕事に差し支えるし、今後、自分が指示する立場になったときに、地名が分からなくては仕事にならないと考えるからです。

道路事業の場合は、路線名を覚えることも大切です。一つの路線がいくつもの地名にまたがっているのですから、（路線名、地名）と記すのが、自分にとっても読み手にとっても良い記載方法です。

　

　私は、Ｙ.Ｙさんが５月１８日に書いた原因についてのコメントを読まないままに、２０日の本社での経営戦略会議で、「高熊井田線」が「高能弁田線」になっていた話をしたところ、Ｙ.Ｙさんが所属する八尾オフィスのＭ課長が、「それは、（１週間分の現場名と配属人員の名前が書かれている）ホワイトボードを見て、書かれていた工事名が、（熊が能、井が弁に見え、）高能弁田線に見えたのだろうと思います」との発言に「なるほど、そうだったのか」と思い、漢字の間違いに対する疑念が晴れ、Ｍ課長には、間違えられないように文字を書くようにと注意しました。翌２１日に、上述したＹ.Ｙさんの５月１８日付けのコメントを読み、Ｍ課長の想像通りであったと分かりましたが、新たな疑問がわきました。

　Ｙ.Ｙさんの５月１日の「主な行動予定/結果」欄には、５月２日付けの追記として、「道路舗装（Ｋ工業、上新町）」と「上新町」という地名が書き加えられていましたが、５月１８日の原因についてのコメント「「高野（能）弁田線」を地名と勘違いして記入してしまいました」を読むと、「上新町」と地名を書かなければいけないのに「高能弁田線」と路線名を書いたことが原因だったと言っている訳で、翌２日の「主な行動予定/結果」には、道路舗装（Ｋ工業 高能弁田線）と書かれたままになっていることからしても、漢字が間違っていて、それで笑われてしまったとは思っていないのではないかということです。

　今度Ｙ.Ｙさんに会ったときに、直接聞いてみましょう。私のコメントの仕方が悪かったのかもしれません。原因はとことん解明しておかないと、お互いのためにも、オフィス全体のためにもなりませんからね。